Видове събития: от конференции до сватби

Независимо дали става дума за сватби, конгреси, партита или малки приеми – без значение колко голямо и мащабно ще бъде събитието, в самото начало винаги трябва да си зададете едни и същи въпроси: Каква е идеята зад моето събитие? Колко хора ще поканя? Кога ще се състои всичко това? И къде ще организирам събитието? Следователно трябва да си зададем въпроса за смисъла на събитието преди да започнем с планирането, а не просто да се впуснем в него. Или да го кажем така: събитията, които са планирани без ясна концепция, обикновено се разпознават доста бързо…

За да ти помогнем при вземането на решение, сме събрали за теб няколко типа събития. Нека го наречем „Какво би искал?“ в света на събитията.

Вечерни събития и партита (гала/балове/парти)

Тривиален, но все пак определящ за събитието е фактът, че вечерните събития – независимо дали става дума за официална гала, бал или неформално парти – се провеждат вечер. Обикновено на тях се водят придружители (доброволно или недоброволно), което оказва силно влияние върху броя на участниците. В зависимост от формата на вечерните събития, баловете и гала-вечерите (да, наистина се наричат „гала-вечери“) са малко по-сложни от гледна точка на организацията в сравнение с партитата.

Докато при балове и гала вече се залага на висококачествени материали при Покани, Менюта и Deko че често на партита е достатъчно Флаери, Стикери и картонени чинии.

Изложения и панаири

От бизнес гледна точка тук могат да се установят множество нови контакти, като човек може да представи своята фирма или продукт пред широка, обикновено много заинтересована аудитория. Посетителите идват, така да се каже, с желанието да се запознаят с нещо ново. От една страна това улеснява нещата, но от друга – за съжаление не сте сами, затова трябва навреме да се погрижите за правилното оборудване на изложбения му щанд се грижим. 

Възможни начини за целенасочено насочване на посетителите към собствения щанд: Теки, Знамена, Светлинни колони, Шатри/павилиони и още много други Рекламни материали. Защото е важно да напълните популярните торбички от панаира със собствени материали, преди да го направи някой друг. Тук може да проявите малко повече творчество – петата химикалка може би вече няма да предизвика голям ефект на изненада.

Всички посетители на събитието:

Разбира се, човек се радва да види познати лица на своето събитие. Но и новите лица допринасят за развитието на бизнеса. До тези потенциални посетители на събитието, разбира се, не се достига чрез собствените CRM-канали (т.е. чрез поддържане на връзки със съществуващите клиенти). Тъй като привличането на нови клиенти е много разнообразна област и би излязло извън рамките на тази малка подточка, ще кажа само толкова: кои биха могли да бъдат потенциалните нови клиенти и как да ги достигна? Независимо дали ги привличам със специално насочени реклами в социалните медии или с тактически умно разположени Out-of-Home кампании (вижте нашите статии по темата Външна реклама), ако не знам кои ще бъдат бъдещите посетители, това ще бъде трудно, скъпо и с малки шансове за дълги опашки на входа. 

Фестивалите – върхът сред събитията

За разлика от малките приеми, фестивалите са нещо като майсторски клас в сферата на събитията. Посетителите също стоят на крака, но това вероятно е единствената обща черта, тъй като един фестивал, в зависимост от размера си, може да се превърне в истинска гигантска организационна задача. Тук може да е достатъчно само с банери за сцената и дисплеи, но когато се очакват няколко хиляди гости, тогава Списък с продукти отворен почти до върха.

Подготвени за юбилея на фирмата

Празнуването на юбилей е почти лично дело. Сътрудници, колеги и важни клиенти – това е всичко. Човек празнува, така да се каже, себе си и за да си спомня за това възможно най-дълго, е важно да избереш подходящия Стоки изключително важно. Така при 30-годишен юбилей може да се изрази възхищението от Игла за 10-годишния юбилей едва успявам да потисна смеха си, като гледам колежката на съседната маса.

Празнуване на любовта между двама души

Макар че наименованието „Masterclass“ вече е било присвоено на фестивали, сватбите са напълно сравними с фестивалите по отношение на организацията. Въпреки че обикновено гостите са по-малко от „хиляди“, често се създава усещането, че са толкова много. Именно при сватбите важи следното: понякога парите вече нямат значение, нищо не трябва да липсва и ако това Указателна табела ако стрелката към „буфета“ изведнъж се е изкривила или шрифтът върху нея е избледнял, драматичността бързо достига невъобразими размери.

Конференции и конгреси

Тук се срещат експерти, понякога дори с международно участие, като срещите траят от един до няколко дни. Хората идват, за да си тръгнат с нещо. Въпреки че това се ограничава по-скоро до бизнес аспектите, все пак се Блокове, Папка, Брошури или Папки включени – затова е добре да се поръча тяхното изработване в рамките на брандинга на конференцията/конгреса.

Укрепване на собствения екип

Укрепване на сплотеността, опознаване един на друг, забавление. Това са основните стълбове на събитията в рамките на компанията. Възможностите за заздравяване на тези човешки връзки са многобройни. Може да става дума за следобед с различни спортни игри, но може и да се готви заедно. Това, на което почти всеки се радва, независимо от вида на събитието, са спомени като Тениски или Якета. 

Представяне на нови продукти

Начинът, по който искате да представите нови продукти или постижения, е въпрос на личен вкус. От водещи-знаменитости до малки представяния на продукти по време на седмичната среща, от светлинни и лазерни шоута до една слайд презентация в PowerPoint. Дали искате „BIG BANG“ или не, зависи изцяло от вас. Размерът на събитието обаче, разбира се, е решаващ фактор за подготовката му. От плакати, разположени вътре до Кампании за външна реклама Всичко е възможно.

Семинари и работни групи

Предаване на знания – това е краткото обобщение. Точно в по-малък кръг този поток от информация е най-ефективен, при условие че има подходящо помещение и подготовка. Почивките са важни, както и храненето. Въпреки че съществува възможност семинарите и работилниците да се провеждат и онлайн като уебинари, личният контакт носи предимства. Това зависи до голяма степен от обхвата и темите – например за 2-часови семинари не е необходимо всички служители от други региони да пътуват до мястото на провеждане. Но всеки, който някога е прекарал няколкодневен уъркшоп дистанционно пред екрана, със сигурност би предпочел пътуването.

Ако организирате „офлайн“ семинар, можете да обмислите изработването на „офлайн“ материали, като например Химикалки, Папки, Блокове или дори цели Брошури във връзка с обсъжданите специализирани области.

Ден на отворените врати

Както подсказва самото име, посетителите се канят да надникнат в ежедневието на работата. Това може да се отнася както за училищната среда, така и за офисната работа, производствените цехове или изследователските институции. Става дума, така да се каже, за малки PR-събития, при които може да се предложи автентичен поглед зад кулисите. За да се удължи малко преживяването, с рекламни материали и малки подаръци може да се даде част от тези преживявания, за да останат в добри спомени, т.е. да се впишат и в ежедневието на посетителите.