Планиране на фирмени тържества – за да бъдат незабравими!

Точно за това става дума: да планираш едно незабравимо събитие! Можеш да го „изпробваш“ върху себе си: какво си спомняш (особено ако вече отдавна работиш при своя работодател)? За 24-тата координационна среща? Или за фирмените тържества, на които най-накрая можеше да си поприказваш по-непринудено с колеги и началници и да се забавляваш?

Въпреки че фирмените тържества заемат толкова важно място в професионалната кариера, планирането на такова събитие често се извършва по-скоро между другото. Огромните задачи трябва да се изпълняват успоредно с ежедневната работна натовареност, а това е жалко, защото, както вече споменахме, фирмените тържества могат да се превърнат в истински важни моменти в развитието на една компания. Но някои неща не могат да се променят; това, което обаче може да се промени, е планирането да се извърши ефективно и, най-добре, да не се допускат грешки, които други вече са допуснали. Тук на помощ идва нашата статия за планиране на фирмени тържества!

Вид на тържеството – какво всъщност празнуваме?!

Този въпрос е тривиален, но представлява солидна отправна точка за успешно планиране. Юбилей на фирмата, представяне на продукт, тиймбилдинг или ежегодното коледно тържество? Какво всъщност трябва да се празнува? В зависимост от това могат да се определят ключови параметри, като например мястото и броят на участниците. Така например при събитията за сплотяване на екипа често е добре „просто да се излезе навън“ – нестандартното мислене не винаги работи, когато си в „кутията“, т.е. в собствените офис или фирмени помещения. Ако например трябва да бъдат поканени и семействата на служителите, просто е необходимо повече място за дейности, докато представянето на нов продукт може да се отпразнува и в собствените помещения с малко подготовка и творчество.

Кой празнува с кого?

В зависимост от повода може да се пристъпи към изготвянето на списъка с гости. Тук трябва да се осъществи тясно съгласуване с всички заинтересовани страни – защото нищо не е по-неудобно от това просто да се забравят определени служители, т.е. да не бъдат поканени. Трябва ли в тържествата да участват само вътрешни лица или и външни? Например бизнес клиенти или семействата на персонала? В зависимост от броя на участниците може да се избере мястото на провеждане.

Как празнуваме?

Често си мислим, че няколко чаши, чинии и малки хапки всъщност са достатъчни, защото хората просто искат да празнуват заедно. За да се превърне такава организация в успешно тържество, вероятно е необходим много опитен „парти екип“ – с други думи, това работи само в най-редките случаи… По-добре планирай мащабно и след това съкрати списъка с дейности. Не пропускай никакви идеи и преди всичко дай свобода на творчеството си:

• Мото?
• DJ / музика на живо?
• Изяви на сцена?
• Кабаретни артисти/водещи/мотивационни оратори?
• Кулинария?
• Място за провеждане на събития?
• Оборудване и оферта? 

Може би бихме могли да превърнем това в празник с:

• екскурзия в например пивоварна
• съвместна работа по нещо като състезание с сапунени кутии
• Един ден за пешеходен поход със специални предизвикателства
• Съвместно кулинарно събитие

Обмисли много добре каква развлекателна програма подхожда на твоите гости. Най-добре е да обсъдиш с ръководството на съответния екип какво е подходящо за всеки служител. Ако планираш за външни гости, също трябва да прецениш какво е подходящо. Накратко: Всичко е възможно, поне докато не бъдат определени бюджетните ограничения (затова съзнателно сме оставили този „разсейващ фактор“ за края на тази статия, така да се каже, като „убиец на настроението“).

Покани, покани, покани

Докато вероятно почти всички очакват коледното тържество – тоест, то е неизменна част от годишния цикъл – при специални „еднократни“ събития трябва да се потърсят по-нестандартни комуникационни решения. И тук отново всичко зависи от това какво точно се празнува. Така например, изпратена по пощата, добре проектирана покана може да придаде по-официален характер на представянето на нов продукт. За събитие за сплотяване на екипа може би е достатъчно едно имейл съобщение, покана за среща и обява, поставена на видно място в офиса, производствените хале или кухнята за кафе.

Как да организирам всичко това?

Тук стигаме до най-трудната част, или по-скоро до това, от което вероятно се страхуват повечето организатори, а именно самото планиране! Един добър съвет, който в същото време може да се окаже и лош: може би има колеги, на които в миналото вече е било възложено планирането на фирмени тържества, които са натрупали опит в това и могат да го споделят. Не е нужно, така да се каже, да започвате от нулата. Но това е и отрицателната страна на цялото нещо, защото не бива да се използват старите модели на планиране 1:1. Новите идеи могат да внесат свеж полъх в тържествата – ако например същото място е било избрано за пореден път, може би е време за нещо ново?

Да се попитате вътрешно дали има мотивирани доброволци също може да се окаже изключително полезно. Често именно колегите, от които най-малко очаквате, изведнъж се справят отлично със задачата и с огромна отдаденост планират, организират, реализират и правят празненството незабравимо.

„Пречка“ – бюджетът

В крайна сметка, разбира се, бюджетът също е решаващ фактор при планирането. Така че, ако имате средства само за кабаретен артист, но за сметка на това няма да има нито храна, нито коледни подаръци, бюджетът може да е разпределен неправилно – и колегите почти сигурно ще бъдат разочаровани (освен ако кабаретният артист наистина е много забавен). Координацията с финансовия отдел може да донесе както яснота, така и възможности за икономии – може би части от празненството или дори цялото събитие са данъчно признати?

Като цяло, добрата подготовка може да спести време, което може да се използва директно за приятните страни на планирането: да разгърнете идеите и творчеството си, както и да пожънете всички лаври и похвали като организатор!